When shit happens

Pas lagi nulis post ini saya lagi dengerin lagu - lagunya Maximum The Hormone, jadi mohon di maklumi klo sedikit provokatif.

Penulisan postingan ini saya lakukan tepat setelah menyelesaikan satu event besar di Bali, can't say what event it is, since it's gonna tell you all the worst side of this event.

Jabatan saya di event ini adalah jabatan tertinggi untuk saya selama ini, dan postingan ini berfungsi untuk mengevaluasi baik diri saya sendiri maupun untuk teman - teman EO yang ada di indonesia.

Awalnya, waktu mendaftar dan menyerahkan CV, saya hanya di tugaskan sebagai petugas registrasi, malahan sebelumnya di katakan sebagai petugas reservasi. Di sini sudah terlihat satu kesalahan sistem yang mungkin kecil, tapi untuk event tingkat International dengan tim inti yang (seharusnya) professional, hal seperti ini sangat tidak perlu terjadi.

2 minggu setelah penyerahan CV dan penandatanganan kontrak kerja (masih dengan status staff registrasi), tiba - tiba di hari minggu pagi saya mendapatkan telpon. Saya diharuskan berada di suatu tempat meeting secepatnya, yang notabene, tempat meeting itu berada lumayan jauh dari tempat saya tinggal, saya sampai di tempat meeting pukul 08.30 tepat 30 menit setelah meeting di mulai.

Di tempat meeting itu pula saya di beritahukan bahwa saya dipindah ke jabatan yang lebih tinggi, saya kira hari itu saya akan mendapatkan briefing mengenai jabatan saya yang baru, ternyata tidak, saya hanya mendapatkan pengetahuan general mengenai event ini.

Kelar meeting, saya langsung bertanya kepada pihak EO apakah saya akan mendapatkan briefing khusus yang sesuai dengan jabatan saya yang baru, jawaban mereka adalah "Nanti kami kabari". Ini adalah kesalahan yang sangat krusial bagi saya, karena menurut saya pribadi saya belum begitu siap untuk jabatan baru ini, masih sangat awam!.

Masih tanpa kabar sama sekali sampai akhirnya 3 hari sebelum event dimulai saya di hubungi oleh pihak EO dan di minta untuk hadir besok mengikuti briefing tentang jabatan baru saya.

H-2 saya bertemu dengan EO untuk mendapatkan briefing, saya pikir ini adalah briefing khusus, ternyata tidak, briefing ini memakan waktu tidak lebih dari 15 menit, dan hanya menggambarkan hal yang sangat general tentang event ini dan tentang jabatan baru saya.

H-1 saya bertemu dengan koordinator saya di venue, tanpa briefing khusus saya langsung di beri tugas simple yang berkaitan dengan sistem, di sini kesalahan kembali terjadi, kartu yang dihasilkan oleh sistem tidak sesuai dengan permintaan awal customer dari pihak EO, alhasil kami harus terus melakukan trial & error dengan harapan dapat menyelesaikan ribuan kartu sebelum event di mulai. Kartu akhirnya berhasil di cetak dengan mengorbankan ratusan kartu sebagai alat eksperimen yang per pcs-nya seharga USD 10.00.

Hari-H di mulai, pasukan dari EO datang ke venue untuk mendapatkan briefing secara menyeluruh tentang sistematika operasional selama Event berlangsung, dan saya masih meraba-raba akan tugas apa yang akan saya dapat, seberapa besar tanggung jawab saya, dan seberapa besar otoritas saya dalam mengambil keputusan.

Dan mulai dari H+2 secara terus menerus selama Event barulah saya secara perlahan mengetahui tanggung jawab dan tugas saya yang mana jauh lebih besar dari gambaran yang di berikan pada H-2. Ini bukan hal yang bagus karena salah satu tugas saya adalah memastikan adanya pencatatan barang keluar - masuk gudang yang mana tidak saya lakukan di hari-h. dan tugas saya juga untuk mengetahui siapa saja yang menjadi tanggung jawab saya, dan siapa yang bukan. Bahkan dalam satu hari di saat event berlangsung, rekan kerja saya yang merupakan pengganti saya di shift malam menangis karena tidak tahan dengan beban pekerjaan ini.

Saya mungkin masih baru di dunia per-event-an, tapi saya tahu, dengan standar seperti ini, tingkat kesalahan yang terjadi di luar batas toleransi!. Tidak sepatutnya kesalahan seperti ini terjadi, apa lagi sudah menyandang embel - embel "Professional".

Pemilihan SDM untuk event seperti ini harus di perhitungkan matang - matang, saya tidak menganggap diri saya tidak kompeten, hanya saja untuk saat ini saya merasa saya belum siap memangku jabatan sebesar itu di event tingkat international seperti ini. Kalau masalahnya hanya di bentak - bentak sana - sini dan kurangnya jam tidur saja sih tidak masalah, namun yang kita harus perhitungkan adalah image yang kita bawa di sini. Kita tidak hanya mewakili diri sendiri, tapi juga nama negara di sini.

Sistem yang digunakan juga sangat tidak membantu, malah menyebabkan kerugian besar, dari cerita - cerita yang saya dapatkan selama event berlangsung, di saat persentasi, si Vendor tampak begitu yakin dengan sistemnya, Eh.... pas di pake, malah uji coba mulu, gak hanya rugi materi, kita juga rugi waktu.

Yah... shit is happen, dan sialnya terjadi di salah satu event yang merupakan target utama saya tahun ini, tapi dari hal paling buruk sedikit pun saya masih banyak menerima hal - hal positif seperti pengalaman, pengetahuan dan kenal dengan orang - orang yang mungkin tidak akan pernah saya kenal jika saya tidak mengikuti event ini.

Namun tetap kita harus melakukan evaluasi, karena perubahan akan terus terjadi dan kita berharap perubahan itu akan berlanjut ke arah yang lebih baik :)